Seiring dengan kemajuan teknologi, sistem penggajian digital telah menjadi solusi yang tak terpisahkan dari kebutuhan modern perusahaan.

Terutama bagi departemen HRD dan Finance, yaitu pihak yang memastikan pembayaran gaji tepat waktu dan sesuai regulasi yang berlaku.

Menghitung secara manual akan sangat tidak efektif dalam proses pengelolaan karyawan dengan jumlah besar.

Di sinilah sistem penggajian digital menawarkan solusi praktis. Teknologi ini memberikan kemudahan dalam penggajian, dan meningkatkan produktivitas perusahaan.

Berikut adalah beberapa alasan yang membuat teknologi ini menjadi faktor penting dalam perusahaan!

Apa Itu Sistem Penggajian Digital?

Sistem penggajian digital adalah perangkat lunak yang dirancang khusus untuk mengotomatisasi setiap aspek penggajian karyawan.

Mulai dari penghitungan gaji bulanan, penghitungan pajak, hingga kepatuhan pada regulasi ketenagakerjaan.

Sistem ini mampu menangani berbagai kebutuhan penggajian secara otomatis dan terintegrasi.

Terdapat beberapa teknologi utama yang digunakan dalam sistem penggajian digital ini. Di antaranya yaitu cloud computing dan API.

Kedua teknologi ini dibutuhkan untuk proses integrasi antar sistem, serta sistem keamanan data yang kuat.

Sistem penggajian digital juga memungkinkan pengelolaan data yang lebih efisien, akurat, dan tentu saja ramah waktu.

7 Alasan Sistem Penggajian Digital Efektif

Dalam mengelola loyalitas karyawan, aspek utama yang harus diperhatikan oleh semua perusahaan adalah penggajian.

Penyediaan teknologi seperti aplikasi gaji, tentu akan membantu perusahaan untuk mencapai tingkat loyalitas tinggi dari para karyawan.

Berikut adalah 7 alasan utama kenapa sistam penggajian digital wajib ada dalam perusahaan!

1. Efisiensi Waktu

Aplikasi gaji memberikan teknologi otomatisasi dalam pengelolaan gaji karyawan. Dengan sistem ini, proses penggajian dapat diselesaikan dalam hitungan menit.

Sistem ini mampu mengintegrasikan data dari berbagai sumber, seperti data absensi, lembur, dan cuti.

Sehingga tim HRD tak perlu lagi menghitung manual atau melakukan rekap data secara terpisah.

2. Akurasi Data Lebih Tinggi

Risiko kesalahan penghitungan gaji atau potongan akibat proses manual, bisa diminimalkan dengan sistem penggajian digital.

Sistem ini dapat menyesuaikan perhitungan gaji berdasarkan data real-time. Sehingga akan mengurangi risiko kesalahan yang dapat berdampak pada kepuasan karyawan.

3. Akses Data Secara Real-Time

Dengan sistem penggajian digital, HRD dapat mengakses informasi penggajian secara mudah kapan pun mereka membutuhkannya.

Ini sangat berguna ketika manajemen membutuhkan data mendadak atau ketika tim HRD ingin melakukan audit internal.

4. Pengelolaan Cuti dan Lembur Otomatis

Aplikasi gaji juga memungkinkan perusahaan untuk memproses data cuti, lembur, dan absensi dengan sistem otomatisasi.

Setiap data perubahan baik itu lembur, izin, atau cuti, akan langsung tercatat dan diperhitungkan tanpa perlu tambahan input manual.

Ini akan mempercepat penilaian kehadiran, dan perizinan cuti yang mungkin dibutuhkan oleh para karyawan.

5. Pelaporan Keuangan Akurat

Sistem penggajian digital menghasilkan data yang komprehensif dan mudah diakses oleh pihak yang bertanggung jawab di dalamnya.

Ini akan sangat mendukung Finance dalam menyusun laporan keuangan yang lebih akurat.

Setiap komponen gaji hingga potongan pajak sudah terstruktur. Sehingga akan membantu Finance melacak arus kas dan menyusun laporan bulanan tanpa banyak penyesuaian manual.

6. Analisis Biaya Penggajian

Melalui sistem digital dalam aplikasi gaji ini, Finance dapat melakukan analisis biaya dengan sangat mudah.

Pihak finance juga dapat melihat dengan mudah pola pengeluaran dari waktu ke waktu. Ini akan memudahkan mereka untuk merencanakan alokasi dana yang lebih baik.

7. Keamanan Data Terjamin

Keamanan data payroll adalah hal yang sangat penting bagi setiap perusahaan aktif.

Aplikasi gaji umumnya dilengkapi dengan protokol keamanan data. Contohnya seperti enkripsi dan pengaturan hak akses pengguna.

Teknologi ini akhirnya membuat data sensitif karyawan lebih terlindungi dari potensi kebocoran.

Fitur Utama dalam Sistem Penggajian Digital

Sebelum menggunakan aplikasi gaji digital, mungkin perlu diketahui terlebih dahulu beberapa fitur utama yang wajib ada dalam sistem ini.

Berikut adalah beberapa fitur utama dalam sistem penggajian digital!

1. Automasi Penggajian

Fitur ini memungkinkan setiap proses penggajian menjadi lebih otomatis dan akurat.

Mulai dari perhitungan gaji hingga potongan pajak, semua perhitugannya akan dilakukan secara otomatis berdasarkan data yang sudah terinput dalam sistem utama.

2. Integrasi dengan Aplikasi HR

Teknologi penggajian digital dapat diintegrasikan dengan aplikasi HR lain untuk kemudahan pengelolaan data karyawan secara menyeluruh.

Semua data seperti data karyawan, absensi, dan informasi lembur bisa langsung diakses dalam satu platform.

3. Compliance dan Regulasi

Sistem ini memudahkan kepatuhan terhadap regulasi pajak dan ketenagakerjaan dari perusahaan.

Misalnya penghitungan pajak penghasilan dan potongan BPJS. Bentuk potongannya akan langsung disesuaikan dengan peraturan terbaru.

4. Akses Multi-Perangkat

Teknologi ini juga sangat memungkinkan penggunanya untuk mengakses sistem dari berbagai perangkat sekaligus.

Contohnya seperti komputer desktop, laptop, dan ponsel. Dengan sistem ini, penggunaan aplikasi gaji akan lebih fleksibel dan efektif.